Als liefhebber maakt Fujitsu-expert Frederik De Breuck al jaren gebruik van het Scrum-framework. Hij heeft het wonderen zien verrichten voor kleine en grote teams in diverse sectoren. Maar hij weet ook dat het soms volledig de mist in kan gaan. Ondanks alle uitdagingen gelooft hij nog steeds in het potentieel van Scrum om de dynamiek, communicatie en algemene prestaties van een team te verbeteren. Zowel voor nieuwe als doorwinterde Scrum-gebruikers biedt deze blog waardevolle inzichten om de prestaties van je Scrum-team te blijven verbeteren.

 Geschreven door: Frederik De Breuck – Hoofd Enterprise Blockchain en Innovatie bij Fujitsu Global – Uvance, CDO/CTO van Fujitsu België

Scrum is een veelgebruikte methodologie voor het beheren van complexe en internationale trajecten van applicatieontwikkeling. Een goed werkend Scrum-team is essentieel voor het leveren van hoogwaardige producten en het behalen van projectdoelstellingen. Naarmate de complexiteit toeneemt, kunnen Scrum-teams echter te maken krijgen met uitdagingen die nefast zijn voor hun prestaties. Wat kan je doen om die uitdagingen op te vangen en de prestaties van je Scrum-team te garanderen?

Een van de grootste uitdagingen van Scrum-teams draait rond het volhouden van een goede teamdynamiek en communicatie. Retrospectieve vergaderingen en het oplossen van conflicten zijn essentiële factoren om problemen aan te pakken en de teamprestaties te verbeteren. Natuurlijk kan dat veel tijd en moeite kosten. Bovendien is het belangrijk om alle stakeholders en lijnmanagers bij het Scrum-proces te betrekken, zodat de inspanningen van het team zijn afgestemd op de doelen van het project.

Een andere uitdaging voor Scrum-teams zit in het ontwikkelen van Scrum-expertise. Coaching en mentoring zijn essentieel, maar soms is het nodig om de achterliggende strategieën te verduidelijken. Daarnaast kan het lastig zijn om toegang te vinden tot best practices en methodologieën rond Scrum. Teams moeten dus voortdurend opleiding krijgen om up-to-date te blijven.

Tot slot vormt het meten en verbeteren van prestaties eveneens een obstakel voor Scrum-teams. De tevredenheid en betrokkenheid van teams kan je evalueren aan de hand van surveys en feedback. Het is dan ook belangrijk om met die feedback aan de slag te gaan. Daarnaast zijn duidelijke en consistente definities van ‘done’ en acceptatiecriteria cruciaal voor om te garanderen dat je team producten van hoge kwaliteit levert.

Deze blog gaat dieper in op deze uitdagingen en doet aanbevelingen om ze op te vangen. Door onderstaande suggesties toe te passen, kunnen Scrum-teams hun prestaties en oplevering verbeteren.

Het verbeteren van teamdynamiek en communicatie

Doeltreffende communicatie en teamdynamiek zijn vitaal voor de prestaties van een Scrum-team. Retrospectieve vergaderingen en technieken voor effectieve conflictoplossing kunnen hierbij helpen.

• Retrospectieve vergaderingen: retrospectieve meetings zijn een integraal onderdeel van het Scrum-proces. Ze bieden het team de mogelijkheid om te reflecteren over de vorige sprint en om werkpunten te identificeren. Deze vergaderingen vragen om een gestructureerde aanpak, bijvoorbeeld door het gebruik van een retrospectieve template of een facilitator om de discussie te begeleiden.
• Conflictresolutie: conflicten zijn een natuurlijk onderdeel van de teamdynamiek en het is dan ook essentieel om een proces te hebben dat botsingen in een team aanpakt en oplost. Dit kan door middel van technieken zoals actief luisteren, het graven naar onderliggende problemen en het zoeken naar een oplossing waarin beide partijen zich kunnen vinden. Volgens een studie van het Project Management Institute presteren teams 28% beter als ze conflicten op projectniveau effectief aanpakken.
• Betrekken van stakeholders en lijnmanagers: om de afstemming met projectdoelen en andere doelstellingen te verzekeren, is het belangrijk dat stakeholders en lijnmanagers bij het Scrum-proces betrokken worden. Dat kan door hen regelmatig te informeren over de vooruitgang van het team, of door hen uit te nodigen voor retrospectieve vergaderingen en sprintplanningssessies. En door ervoor te zorgen dat ze het Scrum-proces en hun rol daarin begrijpen.
• De inspanningen van het team afstemmen op de projectdoelen: Scrum-teams moeten een gedeeld begrip hebben van de productvisie en iedereen moet zich bewust zijn van de doelen van het product en de sprints. Dit kan je bereiken door de product- en sprintbacklog met het team te delen, herhaaldelijk uit te leggen, en het team te betrekken bij het planningsproces.

Expertise in Scrum ontwikkelen

Terwijl een Scrum-team meerdere sprints en projecten doorloopt, moeten de teamleden hun expertise voortdurend uitbreiden. Op die manier blijven ze op de hoogte van best practices in Scrum en kunnen ze de algemene prestaties verbeteren.

Coaching en mentoring zijn effectieve manieren om kennis in Scrum te vergaren. Uit een studie van de Scrum Alliance blijkt dat teams met een vaste coach of mentor meer kans hebben om Scrum met succes te implementeren. Zo’n 85% van de teams zag een verbetering in hun vermogen om waarde te leveren.

Wie coaching of mentoring in z’n team wil introduceren, kan daarvoor een speciale coach of mentor aanstellen. Die werkt dan samen met het team of biedt teamleden training en middelen om zelf een coachende rol op te nemen. In het kader van begeleiding en ondersteuning is het belangrijk dat coaches, mentoren en teamleden regelmatig overleggen.

Naast coaching moet een team toegang krijgen tot opleiding en leermateriaal. Dat kan door teamleden aan te moedigen Scrum-gerelateerde workshops en conferenties bij te wonen, maar ook door hen de middelen te geven om zich bij te scholen of te abonneren op Scrum-publicaties.

Het opbouwen van Scrum-expertise mag hoe dan ook geen eenmalige gebeurtenis zijn. Het is een continu proces dat onafgebroken inspanning en inzet van het team vereist. Om succes te verzekeren, moet je dus tijd en middelen uitrekken zodat teamleden kunnen leren en hun Scrum-vaardigheden blijven ontwikkelen.

Prestaties meten en verbeteren

Scrum-teams moeten hun prestaties geregeld meten en beoordelen, zodat ze werkpunten kunnen identificeren en op koers blijven om hun doelstellingen te bereiken. Een van de beste manieren om dit te doen is door middel van enquêtes en feedback.

Een onderzoek van de Scrum Alliance toont een tevredenheidspercentage van 80% bij teams die regelmatig retrospectieven houden en feedback verzamelen. Bij teams die geen input vergaren, blijft dit percentage op slechts 60% steken. De cijfers benadrukken het belang van feedback om de tevredenheid en betrokkenheid van teamleden bij het Scrum-proces te meten.

Om feedback te verzamelen, kan je bijvoorbeeld bij elke retrospectieve vergadering een survey laten invullen. Met vragen over de algemene tevredenheid van het team in verband met de Scrum-processen, maar ook met specifieke vragen over communicatie, conflictoplossing en andere gebieden die problemen kunnen veroorzaken. Op basis van de resultaten kunnen dan verbeterpunten en actieplannen worden uitgewerkt.

Andere cruciale elementen in het meten en verbeteren van prestaties zijn duidelijke en consistente definities van ‘done’ en acceptatiecriteria. Volgens de Scrum Guide moet de Scrum Master er onder meer voor zorgen dat het team zo’n consistente definitie begrijpt en gebruikt. Dit betekent dat iedereen moet weten wat er nodig is om een product increment als compleet te beschouwen.

Een duidelijke definitie van ‘done’ helpt ook bij het plannen en inschatten, zodat het team nauwkeuriger kan beoordelen hoeveel werk een bepaalde taak of functie met zich meebrengt. Bovendien zorgt het er ook voor dat iedereen op één lijn zit wat betreft de projectdoelstellingen en naar hetzelfde einddoel toewerkt.

Om ervoor te zorgen dat de definities van ‘done’ en de acceptatiecriteria van het team duidelijk en consistent zijn, moeten ze regelmatig worden herzien en bijgewerkt. Dit kan tijdens de retrospectieve vergaderingen, waarin het team problemen kan bespreken en de nodige wijzigingen in de definities kan aanbrengen.

Kortom, het meten en verbeteren van prestaties is een continu proces dat regelmatige feedback, nauwkeurige definities en doorlopende opleiding vereist. Door op gezette tijden feedback te verzamelen en verbeteringen aan te brengen, kunnen teams ervoor zorgen dat ze op koers liggen om hun doelstellingen te behalen en hun algemene Scrum-proces te verbeteren.

Een (soort van) conclusie

Teams en bedrijven moeten het belang van een goed functionerend Scrum-team inzien en begrijpen welke uitdagingen er ontstaan naarmate de complexiteit toeneemt. Dat vraagt om verschillende strategieën en technieken die teams kunnen gebruiken om hun dynamiek en communicatie te verbeteren, Scrum-expertise te ontwikkelen, en prestaties te meten en versterken.

Iedere speler moet z’n aandeel zien in het belang van retrospectieve vergaderingen, effectieve technieken om conflicten op te lossen, en de rol van stakeholders en lijnmanagers bij het afstemmen van de inspanningen van het team op de projectdoelstellingen.

In elk traject blijft het belangrijk om te focussen op coaching en mentoring, strategieën om de Scrum-expertise van teamleden te ontwikkelen, en toegang te bieden tot best practices en opleiding met betrekking tot Scrum.

Wie vooruitgang wil meten, moet de tevredenheid en betrokkenheid van het team evalueren door middel van enquêtes en feedback. Daarnaast moeten er duidelijke en consistente definities van ‘done’ en acceptatiecriteria zijn.

Het onderhouden van een goed presterend Scrum-team vereist constante inspanning en aandacht voor teamdynamiek, communicatie, deskundigheid en prestaties. Het is essentieel om de resultaten te volgen en op de juiste manier bij te sturen. Door enkele van de bovengenoemde strategieën en technieken toe te passen, kunnen teams hun kansen op succes vergroten en hun algemene prestaties verbeteren.

Hieronder vind je een overzicht van de tips: 

1. Verbeteren van teamdynamiek en communicatie

• Organiseer regelmatig retrospectieve vergaderingen en moedig open communicatie tussen teamleden aan
• Gebruik effectieve conflictoplossingstechnieken, zoals actief luisteren en het sluiten van compromissen
• Betrek stakeholders en lijnmanagers bij het Scrumproces om de inspanningen van het team af te stemmen op de projectdoelstellingen

2. Scrum-expertise ontwikkelen

• Voorzie mogelijkheden voor coaching en mentoring zodat teamleden hun begrip van Scrum kunnen verbeteren
• Maak gebruik van een brede waaier aan opleidingen en bronnen om op de hoogte te blijven van best practices en methodologieën met betrekking tot Scrum
• Blijf het team constant bijscholen door middel van regelmatige trainingssessies

3. Prestaties meten en verbeteren

• Gebruik enquêtes en feedback om de tevredenheid en betrokkenheid van het team te meten
• Benut de resultaten van deze bevragingen om het Scrum-proces te verbeteren en de nodige aanpassingen te doen
• Formuleer duidelijk de definitie van ‘done’ en de acceptatiecriteria om consistentie in het werk van het team te waarborgen
• Implementeer de suggesties en volg de resultaten om de prestaties van het Scrum-team te blijven verbeteren

Wil je overleggen, heb je vragen of zin om eens samen een koffie te drinken? Aarzel dan niet om ons te contacteren! 

Frederik De Breuck is Head of Enterprise Blockchain & Innovation bij Fujitsu Global – Uvancce, CDO/CTO van Fujitsu Belgium