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Program Manager

Brussels START DATE: 2023-01-02 DEADLINE: 2022-12-07
For one of our customers in Brussels, Fujitsu is looking for a Program Manager

Start: 02/01/2023
1st PO of 100 days
Trilingual

Projet
i-City souhaite faire appel à de la consultance technique et fonctionnelle sur la plateforme Alfresco dans le cadre du programme de dématérialisation des documents de la ville de Bruxelles.
Pour ce faire, i-City recherche l’expertise de Technical Program Management ECM pour faire face aux besoins technique et fonctionnel de mise en oeuvre de cette plateforme.
Les tâches principales de cette mission sont décrites ci-dessous dans l’ordre de mission.
i-City souhaite également une garantie de continuité des services, à savoir la mise à disposition d’un backup en plus du consultant principal afin de garantir la mission. Nous vous demandons, par conséquent, de nous proposer deux profils pour assurer cette mission.

Livrables attendus
Les « Livrables attendus » sont définis et seront communiqués par le manager de l’équipe dans laquelle les ressources externes seront intégrées.

La mission consiste à :
Le Program Manager et son backup devront coordonner et s’assurer de l’implémentation des tâches suivantes :
Travail HORS Alfresco
1. Coordination tâches d’analyse business
a. Incl. Définition du plan de classement
b. Incl. Métadonnées Dossier
c. Incl. Métadonnées Documents

2. Collaboration avec les providers sub-contractors liés à la dématérialisation des documents
a. Définition du format de réception des documents/dossiers à scanner et des métadonnées structurées par document/dossier/plan de classement : pdf/xml/csv
b. Mise en place d’une connexion sécurisée pour l’échange des fichiers électronique : serveur sftp (filezila)
c. Mise en place du protocole de collecte/restitution des documents et du timing de réception électronique

3. Gestion de la période intermédiaire paper to non-paper
a. Mise en place du protocole de sortie des documents
b. Mise en place du retour des documents et arrangements pour le stockage/archivage papier
c. Mise en place d’un protocole avec le client pour la récupération en cas d’urgence de dossiers/documents sortis pour scannage

4. Contrôle qualité des données scannées
a. Mise en place d’un contrôle qualité client lors de la restitution des fichiers scannés
b. Mise en place d’un contrôle qualité I-City
c. Protocole pour la gestion des dossiers et documents non-conformes

5. Coordination et Intégration des données électroniques dans la plateforme Alfresco selon le design méta donnée qui a été mis en oeuvre
a. Ecriture par le consultant des scripts d’intégration dans Alfresco des données structurées et pdf fournis par le provider

6. Accompagnement client et livrables – Définition planning
a. Production par I-City du user guide Alfresco spécifique métier (fr) pour les end-users
b. Formation administrateur pour end-users désignés comme tel
c. Formation end-users données par i-City (FR & NL)
d. Support en hypercare de i-City durant les 1eres semaines suivant la mise en production
e. Ecriture d’une documentation techniques et fonctionnelle liée à la mise en oeuvre de la plateforme Alfresco

Travail DANS Alfresco (développements RD)
Etant donné que les utilisateurs devront vivre un certain temps avec cette solution ‘temporaire’, celle-ci doit proposer un confort minimal à l’utilisateur. Ce confort s’axe autour des fonctions (à développer en sus des fonctions natives) suivantes :
- d’introduction/création de dossiers, y compris leurs métadonnées
- d’introduction/création de documents y compris leurs métadonnées
- de recherche de données, documents et dossiers dans la GED
- de partage de l’information
- De développement spécifique sur la plateforme Alfresco si besoin utilisateurs spécifiques

1. Création des dossiers
Outre les dossiers ‘repris’ par script après scanning, un système de création standardisé de dossier est développé, sur base des métadonnées dossier dans le but de :
- gérer des données structurées par dossier (12 maximum)
- de créer manuellement un dossier en rentrant les données qui sont obligatoires et celles qui sont optionnelles
- créer/nommer automatiquement et de façon structurée un dossier sur base des données fournies.
- Respecter la gouvernance en terme de sémantique sur la plateforme Alfresco
2. Ajout de documents
Outre les documents repris, la plateforme Alfresco doit permettre de nommer de manière standardisée les documents ajoutés, et de typer les documents sur base d’une liste. Ceci permet :
- d’importer manuellement un ou plusieurs documents et de spécifier leurs données
- de nommer automatiquement et de façon structuré un document sur base de données
- de gérer des données structurées par document (12 maximum)
3. Affichage
La plateforme Alfresco offrira, spécifiquement par projet, une vue des dossiers et des documents customisées métier : c’est-à-dire que les dossiers et les documents seront présentés avec leurs données spécifiques majeures, les éléments seront triables sur base de ces données. Tout autre développement sur la plateforme peut être demandé sur demande du Program Manager.
4. Recherche
Le système offrira des formulaires de recherche spécifiques métier permettant :
• une recherche de documents sur base des métadonnées métier qui ont été développés
• une recherche de dossiers sur base des métadonnées
5. Intégration
Il pourra être envisagé de connecter la plateforme Alfresco avec d’autres systèmes comme le CIRM/CMT, une GED de type Sharepoint ou encore tout autre application du système d’information existant ou à venir.
6. Maintenance

Exigences minimales
• Plus de 5 ans d’expérience sur du Program/Project management
• Expérience d’au moins 5 ans sur une plateforme de type Alfresco/Documentum.
• 3 à 5 ans d’expérience sur des solutions de type ECM (Enterprise Content management)

Autres
• Bonne connaissance des référentiels de type métadonnées